TUGAS 2

TUGAS 2

Pertanyaan :

1. Jelaskan ruang lingkup ORMET!

2. Mengapa uang bisa dijadikan sebagai motivasi dalam bekerja?

3. Apa sebab timbulnya organisasi informal?

4. Apa yang dimaksud dengan ‘Jendela Johari’?

Jawaban :

1. Ruang lingkup Organisasi dan Metode adalah :

· Analisis organisasi (Organizational Analysis).

· Komunikasi dalam organisasi (Communication in Organization).

· Tata kerja, tata aliran, dan sistem (Work Methods, Procedure, and system).

· Pendayagunaan mesin kantor (Office Machine).

· Pentingnya tata ruang kantor dan penyusunan perencanaan (Office Layout and Space Planning).

· Kesimpulan akhir (Final Conclusion).

2. Pada hakikatnya, semua kebutuhan kita selama hidup ini pasti akan memerlukan uang. Semua pasti bersumber kepada uang. Tapi, sebenarnya yang menjadikan suatu motivasi bagi kita untuk bekerja adalah prestasi yang didapat dalam pekerjaan kita itu, suatu pengakuan. Memang, uang bisa menjadikan suatu motivasi tersendiri bagi kita untuk bekerja, karena semua kebutuhan kembali lagi bersumber kepada uang, sehingga untuk mendapatkan upah (dalam hal ini saya sebut "upah/gaji”) yang cukup besar dari suatu instansi maka kita pasti akan bekerja sekeras, serajin, dan sebaik mungkin, tetapi sebenarnya uang itu sebagai unsur kepuasan dalam bekerja (Frederich Herzberg).

3. Biasanya organisasi informal ini terbentuk karena unsur ketidak sengajaan, tanpa disadari sepenuhnya, sehingga terkesan tidak terstuktur seperti organisasi formal. Contohnya seperti pertemuan tidak resmi makan malam bersama, ini juga termasuk kategori organisasi, tapi tanpa kesadaran dari kita. Sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi ini. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi

4. Jendela Johari (Johari Window) adalah konsep komunikasi yang diperkenalkan oleh Joseph Luth dan Harry Ingram (karenanya disebut Johari). Jendela Johari pada dasarnya menggambarkan tingkat saling pengertian antarorang yang berinteraksi. Menurutnya ada 4 kategori, yakni 1) area terbuka (open area) di mana orang lain mengetahui apa yang saya juga ketahui tentang diri saya, 2) area buta (blind area) di mana orang lain mengetahui sesuatu pada diri saya yang saya sendiri tidak mengetahui, 3) area tertutup (hidden area) di mana orang lain tidak mengetahui sesuatu yang hanya saya sendiri yang mengetahui dan 4) area tidak diketahui (unknown area) di mana orang lain dan saya juga tidak mengetahui apa yang sebetulnya ada pada diri saya.

Dalam proses fasilitasi kelompok, Jendela Johari dapat dijadikan salah satu model untuk membangun trust di dalam kelompok. Intinya, fasilitator harus membantu agar open area semakin lama semakin membesar, sementara area-area lain semakin mengecil.

Untuk memperbesar open area dan mengecilkan area buta, fasilitator dapat meningkatkan proses umpan balik antaranggota kelompok. Caranya bisa bermacam-macam. Cara sederhana bisa dalam bentuk game, misalnya satu partisipan menceritakan sesuatu yang bisa salah atau benar tentang dirinya dan kemudian partisipan lain diminta menilai, apakah cerita yang bersangkutan benar atau salah? Cara lain misalnya dengan memberi feedback tertulis di kertas yang menempel di punggung semua partisipan. Cara lain adalah dengan menulis feedback dalam bentuk surat tanpa diketahui alamat pengirimnya. Namun, seiring dengan kedewasaan anggota kelompok, feedback dapat diberikan langsung secara lisan. Yang penting adalah anggota kelompok sudah paham dan terampil dalam memberikan feedback (teknik-teknik feedback akan dibahas dalam tulisan lain).

Untuk mengecilkan area tertutup dan area yang tidak diketahui, fasilitator mesti membantu mengembangkan suasana interaksi yang nyaman di kelompok dan juga mengenalkan dan membantu anggota menjadi pendengar aktif atau active listener (bahasan tentang teknik-teknik mendengar aktif akan disampaikan dalam tulisan berbeda). Dengan suasana interaksi yang nyaman dan keterampilan mendengar aktif yang mumpuni, diharapkan terjadi pembukaan diri (self disclosure) yang lebih besar dan penemuan bersama (common discovery).

RUANG LINGKUP ORGANISASI DAN METODE

RUANG LINGKUP ORGANISASI DAN METODE

A) Sifat dan maksud organisasi dan metode
Sebelum membahas apa saja yang termasuk dalam ruang lingkup organisasi
metode, kita akan membahas apa yang menjadi sifat dan maksud organisasi metode. Karena ruang lingkup organisasi metode akan menyangkut efisiensi prosedur tata cara kerja yang dipakai dalam melaksanakan fungsi fungsi manejemen. Sedangkan pengertian organisasi dan metode, antara manajemen , organisasi, dan tata cara kerja merupakan satu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan, artinya kalau tata cara kerjanya sudah efisien maka diharpkan kegiatan pelaksanaan fungsi fungsi manajemen dalam organisasi akan berjalan lancar. Jadi dalam hal ini sifat dan maksud organisasi metode adalah pelayanan terhadap manajer dan administrasi yang berusaha memajukan tata cara kerja yang dipergunakan untuk pencapaian
efisiensi yang maksimal pada organisasi tersebut.

B) Pengertian efisien
Efisien adalah perbandingan terbalik atau rasionalitas antara hasil yang
diperoleh atau output dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber daya dan waktu yang akan digunakan.
Efisien harus diperhatikan secara benar karena merupakan syarat dan tujuan
pada pelaksanaan kerja, sehingga organisasi dan metode sebagai bantuan secara teknis dan praktis dalam melaksanakan fungsi manajemen bisa memanfaatkan sumber-sumber yang tersedia secara maksimal.
Syarat pencapaian efisien dalam organisasi dan metode adalah :
1. Pencapaian target haruslah berhasil guna, maksudnya target sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan, tetapi mutu dari hasil kerja tersebut juga harus
diperhatikan.
2. Ekonomis artinya dalam pencapaian effective (berhasil guna) penggunaan
sumber daya (biaya, tenaga, material, peralatan, dan waktu) digunakan setepat-tepatnya.
3. Pelaksanaan kerja bisa dipertanggung jawabkan.
4. Harus benar benar mencerminkan pembagian kerja yang nyata karena adanya keterbatasan kemampuan perseorangan.
5. Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab, artinya antara wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan harus seimbang.
6. Prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan. Hal ini untuk mencerminkan bahwa organisasi dan metode adalah kegiatan yang praktis, maka targetnya adalah efektif dan ekonomis, pelaksanaan kerja dapat dipertanggung jawabkan, serta pelayanan yang memuaskan.
Cara peningkatan efisiensi kerja :
1. Pelaksanaan fungsi manajemen secara tepat.
2. Pemanfaatan sumber daya ekonomi yang tepat.
3. Pelaksanaan fungsi fungsi organisasi sebagai alat pencapai tujuan yang setepat-tepatnya.
4. Pengarahan dan dinamika organisasi dilakukan untuk pengembangan dan
kemajuan yang berkesinambungan.

C) Ruang lingkup organisasi dan metode
Dengan melihat maksud dan sifatnya, organisasi dan metode merupakan
pelayanan bagi manajer dan administrasi dalam melaksanakan fungsi manajemen,
maka organisasi dan metode merupakan bantuan teknis dan praktis dalam
pelaksanaan teori teori organisasi dan manajemen dengan setepat tepatnya.
Maka dari sifat dan maksud organisasi dan metode dapat dipahami ruang
lingkupnya adalah hal hal yang menyangkut bidang bidang khusus dari organisasi
dan manajemen yang detail dan luas scope nya.
Kegiatan kegiatan yang termasuk kedalam scope organisasi dan metode adalah :
1. Analisis organisasi (organization analysis).
2. Komunikasi dalam organisasi (communication in the organization).
3. Tata cara kerja, prosedur kerja dan sistem kerja (work methods, procedure and systems).
4. Pentingnya filling dari segi organisasi dan metode.
5. Pentingnya jangka waktu penyimpanan data dan dokumen (record retention and schedule).
6. Pentingnya formulir dari segi organisasi dan metode.
7. Pendayagunaan mesin kantor (office machine).
8. Pendayagunaan perabotan dan peralatan kantor (office equipment).
9. Pentingnya tata ruang kantor dan perencanaan penyusunan ruang kerja (ofiice layout and space planning).
10. Pentingnya penulisan laporan dalam organisasi dan metode.
11. Pentingnya buku pedoman kerja.
12. Pentingnya organisasi dan metode anggaran belanja.
13. Analisis kepegawaian.
14. Pentingnya penyederhanaan kerja.
15. Organisasi unit dalam organisasi dan metode.
16. Kesimpulan akhir (final conclusion).
Sesuai dengan prinsip-prinsip dalam organisasi dan metode maka pembahasan dalam bidang-bidang tersebut akan dititikberatkan pada pembahasan tentang sistem, prosedur dan tata cara kerjanya dalam kaitannya dengan asas efisiensi. Oleh karena itu adanya sistem, prosedur dan tata cara kerja yang tepat akan memungkinkan pelaksanaan fungsi fungsi manajemen yang dilakukan top manajer juga tepat dan efisien dalam pemakaian sumber sumber daya (alam, manusia) maupun penggunaan waktu yang tersedia.

Peran Organisasi dan Metode Dalam Perusahaan

Peran Organisasi dan Metode Dalam Perusahaan

ORGANISASI

Organisasi berasal dari kata ‘organon’ yang dalam bahasa Yunani berarti alat. Pengertian organisasi telah banyak disampaikan para ahli, tetapi pada dasarnya tidak ada perbedaan yang prinsip, sehingga dapat saya simpulkan bahwa organisasi merupakan sarana untuk melakukan kerjasama antara orang-orang dalam rangka mencapai tujuan bersama, dengan mendayagunakan sumber daya yang dimiliki.

Beberapa ciri-ciri organisasi yaitu:
1) Terdiri daripada dua orang atau lebih.
2) Ada kerjasama.
3) Ada komunikasi antar satu anggota dengan yang lain.
4) Ada tujuan yang ingin dicapai.

Organisasi dapat dilihat dengan dua cara berbeda, yaitu:
1) Organisasi sebagai suatu sistem terbuka yang terdiri atas sub-sistem yang saling berkaitan, dan memperoleh input untuk diolah yang berasal dari lingkungan serta menyalurkan output hasil pengolahan ke lingkungan kembali
2) Organisasi sebagai sekelompok orang yang berkerjasama untuk mencapai suatu tujuan bersama (Monir H. Thayeb).

Organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu:

1) Dalam arti statis, yaitu organisasi sebagai wadah tempat dimana kegiatan kerjasama dijalankan.

2) Dalam arti dinamis, yaitu organisasi sebagai suatu sistem proses interaksi antara orang-orang yang bekerjasama, baik formal maupun informal.

Suatu organisasi memiliki unsur-unsur sebagai berikut :

1. Manusia (Man) : dalam keorganisasian, manusia sering disebut sebagai pegawai atau personel yang terdiri dari semua anggota organisasi tersebut yang menurut fungsidan tingkatannyaterdiri dari pimpinan(administrator) sebagai unsur pimpinan tertinggi dalam organisasi, manajer yang memimpin tiap-tiap satuan unit kerja yang sudah dibagikan sesuai dengan tugas dan fungsinya, dan para pekerja.

2. Kerjasama (Team Work) : suatu kegiatan bantu-membantu antar sesama anggota oeganisasi yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. oleh karena itu, anggota organisasi dibagi menjadi beberapa bagian sesuai fungsi, tugas dan tingkatannya masing-masing.

3. Tujuan bersama (Goals Oriented) : adalah arah atau sasaran yang dicapai. Tujuan merupakan titik akhir dari apa yang diharapkan atau dicapai dalam organisasi. Setiap anggota sebuah organisasi harus mempunya tujuan yang sama agar organisasi tersebut dapat berjalan sesuai dengan keinginan bersama.

4. Peralatan (Equipment) : segala sesuatu yang digunakan dalam organisasi seperti uang, kendaraan, gedung, tanah dan barang modal lainnya.

5. Lingkungan ( Environtment) : yang termasuk kedalam unsur lingkungan adalah :

a. kondisi atau situasi yang secara langsung atau tidak langsung mempengaruhi berjalannya organisasikarena kondisi atau situasi sangat dekat hubungannya dengan organisasi dan anggotanya.

b. tempat atau lokasi, karena mempengaruhi sarana transportasi dan komunikasi.

c. Wilayah operasi yang dijadikan sarana kegiatan organisasi, wilayah operasi dibagi menjadi empat, yaitu : wilayah kegiatan, wilayah jangkauan, wilayah personil, wilayah kewenangan atau kekuasaan.

6. Kekayaan alam : yang dimaksud adalah cuaca, keadaan geografis, flora, fauna dll.

7. Kerangka/kontruksi mental organisasi itu sendiri.

Secara ringkas unsur-unsur organisasi yang paling dasar adalah :

- Harus ada wadah atau tempatnya untuk bekerja sama.

- Harus ada orang-orang yang bekerja sama.

- Kedudukan dan tugas masing-masing orang harus jelas.

- Harus ada tujuan bersama yang mau dicapai.

Teori Organisasi

Teori organisasi adalah studi tentang bagaimana organisasi menjalankan fungsinya dan bagaimana mereka mempengaruhi dan dipengaruhi oleh orang-orang yang bekerja di dalamnya ataupun masyarakat di lingkup kerja mereka.

Teori organisasi adalah suatu konsepsi, pandangan, tinjauan, ajaran, pendapat atau pendekatan tentang pemecahan masalah organisasi agar lebih berhasil dalam mencapai sasaran yang telah ditetapkan.

Ada 3 macam teori organisasi yaitu :

1) Teori Organisasi Klasik (Teori Tradisional).

a. Teori Birokrasi.

b. Teori Administrasi.

c. Manajemen Ilmiah.

2) Teori Neo Klasik (Teori Hubungan atau Manusiawi).

Menekankan pentingnya aspek psikologis & sosial karyawan.

3) Teori Organisasi Modern.

Semua unsur organisasi sebagai satu kesatuan & saling ketergantungan.

METODE

Metode merupakan suatu tata kerja yang digunakan dalam suatu organisasi/manajemen agar dapat mencapai tujuan secara efisien.

Jadi dapat dikatakan bahwa organisasi dan metode merupakan rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan faktor yang menentukan bagi berhasilnya proses manajemen terutama dengan memperhatikan fungsi dan dinamika organisasi atau birokrasi dalam rangka mencapai tujuan yang sah ditetapkan.

PERAN ORGANISASI DAN METODE DALAM PERUSAHAAN

Sebuah perusahaan tidaklah terlepas dari organisasi. Organisasi dalam perusahaan merupakan hal penting dalam mencapai perusahaan yang baik. Tata kelola yang baik adalah contoh dari organisasi yang berjalan baik dalam perusahaan.

“Dalam dunia bisnis yang penuh dengan persaingan dan perubahan yang sangat cepat, perusahaan perlu memiliki nilai lebih dan daya tarik industri bagi para stakeholders. Suatu tata kelola perusahaan yang baik sangat diperlukan untuk menjawab tantangan persaingan dan perubahan tersebut.” (PT. PLN (PERSERO) Tbk)

Peranan organisasi dalam perusahaan tidak beda dengan peranannya dalam kehidupan sehari-hari. Mampu memahami konsep organisasi sesuai dengan kegiatan tuntutan operasi tertentu serta mampu menyusun rancangan struktur organisasi perusahaan yang meliputi organigram, tugas pokok & fungsi kegiatan operasi unit organisasi untuk mencapai tujuan merupakan peranan organisasi dalam perusahaan. Sedangkan, tanpa metode, suatu tata kerja yang telah diorganisir secara baik, tidak akan mencapai tujuan secara efisien.

Karakteristik dan Manfaat Organisasi

Karakteristik dan Manfaat Organisasi

Mengapa semua hal perlu diorganisasikan? Dan bagaimana cara kita mengorganisasi sesuatu? Lantas apa yang dimaksud dengan organisasi? Sudah banyak perdebatan yang mengatasnamakan organisasi, entah itu organisasi politik, hukum, pemerintahan, dan masih banyak lagi. Tapi, mungkin hanya segelintir dari kita yang mengetahui dan mengerti hakikat organisasi yang sebenarnya. Oleh karena itu, kita akan sedikit mengupas sedikit tentang organisasi.
Organisasi dapat didefinisikan sebagai wadah bagi sekelompok orang untuk saling bekerja sama dalam suatu proses yang efisien guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Contoh sederhana organisasi dalam kehidupan sehari-hari dapat dilihat pada instansi sekolah, pemerintah, universitas, bank, dan lain-lain.
Terdapat empat karakteristik utama dari sebuah organisasi, yaitu: tujuan, kumpulan orang, struktur, sistem dan prosedur.
1. Tujuan
Setiap organisasi harus memiliki tujuan. Tujuan dicerminkan oleh sasaran-sasaran yang dilakukan baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang. Tiga bidang utama dalam tujuan organisasi yaitu profitability (keuntungan), growth (pertumbuhan), dan survive (bertahan hidup). Ketiganya harus berjalan berkesinambungan demi kemajuan organisasi.
2. Kumpulan Orang
Jelas, tidak mungkin jika organisasi hanya terdiri dari satu orang yang ingin mencapai tujuannya sendiri. Dari definisi dijelaskan bahwa organisasi setidaknya terdiri dari kumpulan orang, berarti minimal dua, yang memiliki tujuan bersama.
3. Struktur
Struktur dibentuk dalam sebuah organisasi dengan tujuan agar posisi setiap anggota organisasi dapat dipertanggungjawabkan, mengenai hak maupun kewajibannya. Struktur dibentuk agar organisasi berjalan rapi, karena terdapat struktur komando, siapa yang berwenang dan siapa yang diberi wewenang.
4. Sistem dan Prosedur
Karakteristik yang terakhir ini menggambarkan bahwa sebuah organisasi diatur berdasarkan aturan-aturan yang ditetapkan bersama dan tentu saja harus dengan penuh komitmen dalam menjalankannya. Implementasi dari sistem dan prosedur ini ialah adanya ketetapan mengenai tata cara, sistem rekrut, dan birokrasi.
Faktor lingkungan sangat berpengaruh terhadap eksistansi suatu organisasi. Organisasi cenderung memainkan peran menyesuaikan dengan keadaan lingkungan, entah itu demografi, ekonomi, politik, budaya, juga alam sekitar. Jadi, kemajuan organisasi harus selaras dengan perubahan lingkungan.


Beberapa manfaat organisasi yaitu:
1. Organisasi sebagai penuntun pencapaian tujuan. Pencapaian tujuan akan lebih efektif dengan adanya organisasi yang baik.
2. Organisasi dapat mengubah kehidupan masyarakat. Contoh dari manfaat ini ialah, jika organisasi bergerak di bidang kesehatan dapat membentuk masyarakat menjadi dan memiliki pola hidup sehat. Organisasi Kepramukaan, akan menciptakan generasi mudah yang tangguh dan ksatria.
3. Organisasi menawarkan karier. Karier berhubungan dengan pengetahuan dan keterampilan. Jika kita menginginkan karier untuk kemajuan hidup, berorganisasi dapat menjadi solusi.
4. Organisasi sebagai cagar ilmu pengetahuan. Organisasi selalu berkembang seiring dengn munculnya fenomena-fenomena organisasi tertentu. Peran penelitian dan pengembangan sangat dibutuhkan sebagai dokumentasi yang nanti akan mengukir sejarah ilmu pengetahuan.

TUGAS 1

TUGAS 1

Pertanyaan :

1. Sebutkan 6 (sumber-sumber) manajemen (The Six M’s in Management)!

2. Mengapa Market dan Methods tidak termasuk dalam sumber-sumber manajemen?

3. Apa yang dimaksud dengan Efisien dan Efektif?

4. Sebutkan kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam scope O & M!

Jawaban :

1. Sumber-sumber manajemen menurut George R Terry (The Six M’s in Management) :

· Manusia atau Tenaga Kerja (Man/Man Power).

· Uang atau Biaya (Money).

· Bahan-bahan atau Material (Materials).

· Mesin dan Peralatan (Machines & Equipment).

· Tata kerja (Methods).

· Pasar (Market).

2. Karena methods (metode) hanyalah cara yang dipergunakan sedangkan market (pasar) adalah wahana untuk memperluas sasaran kegiatan.

3. Efisien adalah perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (output) dengan kegiatan yang dilakukan dalam penggunaan sumber-sumber & waktu (input).

Efektif adalah kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat dalam arti target tercapai sesuai waktu yang ditetapkan tanpa mengabaikan kualitas.

4. Kegiatan-kegiatan yang termasuk ruang lingkup atau scope dalam O&M adalah:

· Analisis organisasi.

· Komunikasi dalam organisasi.

· Tata kerja, prosedur dan sistem kerja.

· Pentingnya filling.

· Penyimpanan data & dokumen.

· Formulir.

· Pendayagunaan mesin kantor & peralatan.

· Penyusunan tata ruang & perencanaannya.

· Penulisan laporan.

· Penyusunan buku pedoman kerja.

· Penyusunan anggaran belanja.

· Analisis kepegawaian.