TUGAS 4

TUGAS 4

Pertanyaan :

1. Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil!

2. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel?

3. Sebutkan cara penyusunan paper/warkat yang saudara ketahui!

4. Sebutkan prinsip dalam Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja!

Jawaban :

1. Syarat komunikasi yang baik dan berhasil adalah komunikasi tersebut harus jelas, jangan kita berbicara tentang X tapi teman berbicara (komunikan) kita ternyata berbicara tentang Y. Kemudian komunikasi tersebut harus tepat, dan sasaran komunikasi harus sesuai agar tidak terjadi miss communication. Kemudian, semua bahan yang akan kita informasikan harus disiapkan juga secara matang, dan juga dalam menyampaikan kegiatan komunikasi ini, kita harus menyampaikannya dengan diselingi sikap ramah. Sikap ramah dan tulus ini akan memberi perasaan tenang, senang, aman bagi komunikan dan juga merupakan kunci sukses dari kegiatan komunikasi. Selanjutnya, komunikasikanlah hal-hal yang berguna sajadan komunikasikan pesan-pesan secara singkat tapi berisi.

2. Untuk mengatasi penyimpangan data perlu dilakukan beberapa hal :

· Penetapan saluran-saluran pribadi.

· Penetapan dewan khusus.

· Penyelenggaraan pertemuan-pertemuan tahunan karyawan.

· Pembentukan tim-tim tugas.

· Pembentukan tim-tim manajemen.

3. Cara penyusunan papers / warkat antara lain :

· Sistem penyusunan menurut abjad.

· Sistem penyusunan menurut subyek.

· Sistem penyusunan menurut nomor.

· Sistem penyusunan menurut daerah.

· Sistem penyusunan menurut waktu.

4. Prinsip-prinsip dalam tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja :

· Harus disusun dengan memperhatikan tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.

· Harus dipersiapkan lebih dahulu adanya penjelasan tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi.

· Memilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.

· Harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan beserta lamanya waktu yang diperlukan untuk pelaksanaannya.

· Antara tahap satu dengan tahap yang lain dari suatu rangkaian pekerjaan tersebut harus saling bertautan satu sama lain, dan keseluruhannya mengarah ke satu tujuan final.

· Tahap-tahap tersebut adalah suatu kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.

· Adanya penetapan kecakapan dan ketrampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. Dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja.

· Harus disusun sedemikian rupa sehingga memiliki stabilitas (stabil/mengandung unsur tetap) dan fleksibilitas (dalam pelaksanaan suatu tugas tidak kaku, dengan kata lain luwes yaitu adanya pergantian tugas).

· Harus selalu mengikuti perkembangan jaman dan seiring dengan kemajuan teknologi.

· Mempergunakan tanda-tanda dan skema untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu.

· Adanya buku pedoman tentang hal-hal yang berkaitan dengan penjaminan dari penerapan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja tersebut.